Оптимальное планирование рабочего времени

Доброго времени суток, форумчани mmgp! В этой статье я хотел обсудить вопрос распределения личного времени. Сегодня, очень важно как Вы распоряжаетесь своим временем и какая от этого польза. Люди, умеющие правильно использовать свое время, могут сделать за два час больше, чем другие за 5-6. С проблемой нехваткой времени или недостаточной продуктивностью каждый из нас сталкивается ежедневно.

В этой статье я приведу простые пункты, которыми пользуюсь сам. Они не сложные и существенно помогут Вам увеличить свою продуктивность и даже получать удовольствие от выполненной работы.

У меня каждый день заканчивается подведением итогов, что было сделано и, что нужно сделать завтра. Сначала я просто систематично выполнять этой простой пункт, а далее он вошел в привычку, и позволяет мне уменьшить свой рабочий день на 20% без потери продуктивности. У меня сам процесс занимает порядка 10-15 минут вечером и 10 минут утром. Особенно приятно, когда вечером ты осознаешь, что план выполнен, а завтра тебя ждут новые задачи.

Для создания таких планов можно использовать текстовые редакторы или простой лист и ручку. Я создаю свой ежедневный план в Microsoft Word. Утром, за чашечкой ароматного кофе, я читаю свой план и размещаю его на любом видном для меня месте. После каждой выполненной задачи, я отмечаю пункт. От этого, со временем, начинаешь получать удовольствие.

Каждый день у меня разного рода задачи в зависимости от моих месячных и годовых целей. Обычно мой план составляет 5-6 пунктов главных пунктов и несколько дополнительных. Главные – приоритетные, дополнительные - во вторую очередь. Задачи на каждый день я распределяю по важности, в порядке убывания. Давно уже заметил, что утром максимальная продуктивность. По этому, самые важные дела я планирую на первую половину дня. Во второй половине, я отдыхаю или выполняю дополнительные пункты.

Теперь, для меня очень важно создание ежедневного плана. У меня не выходит работать без него, я не знаю с чего начать, что делать первым, часто переключаюсь с одного процесса на второй, в результате чего страдает – продуктивность. Согласить, когда есть четкое описание и планирование задачи, то выполнить ее не составить труда.


Конечно, человек не робот и не машина и постоянно работать он не может. Очень важным моментом является создание перерывов в работе. Порой, 5-и минутный перерыв в корне меняет дело. Затрата в 5-10 минут на перерыв это не существенно, а наоборот полезно. Часто, я после перерыва смотрю, на один и тот же вопрос с разных сторон и это позволяет определить оптимальный вариант.

Перерывы помогают не только в выборе правильного решения, но и берегут здоровья. Я сделаю перерыв каждый час и использую базовые физические упражнения для разных групп мышц. Начинаю с мышц глаз, которые наиболее подвергаются опасности. Я использую гимнастику по У.Г. Бейтсу и М.Д. Корбет. Далее спина, шея, ноги и руки. Я подобрал одновременно простые и эффективные упражнения.

Когда, долго работаю без отдыха, замечаю, как страдает качество работы. Именно этот показатель, во многом зависит от отдыха и перерывов в работе. Например, когда я перечитываю статью, я делаю несколько заходов, что в итоге отображается на качестве статьи. Я стараюсь, применять это правило во всех сферах моей работы.

Для меня выполнения этого пункта - очень важно и систематичные упражнения позволяют поддерживать мою физическую форму в отменном состоянии. А новые решения, всегда позволяют улучшить качество работы.


Для создания максимальной продуктивности, нужно учитывать все параметры, которые могут влиять на этот процесс. Первые две особенности, которые я описал выше, для меня играют очень большую роль, но есть и другие аспекты. Когда я работаю, на столе у меня нет лишних предметов и вещей. Я стараюсь удобно настроить кресло и создать идеальную световую позицию. Если я работаю с максимальною продуктивностью, я выключаю все месенджеры, соц. сети и ставлю телефон на беззвучный режим. Стараюсь работать в тишине и в спокойных условиях. Если у меня запланировано что-то важное, то все вокруг объединяется и работает на одно благое целое. Если я отвлекаюсь или меня что-то раздражает, постоянно сбивают с мысли звонки и т.д., то работать в таких условиях я не могу.

Но в этом есть и свои недостатки. После длительных повторений, я все равно работаю с каждым днем меньше и меньше. Не знаю почему, но у меня это подтверждает статистика. Я привыкаю к месту работу - уже не удовлетворяют условия, не мотивирует атмосфера и т.д. Для устранения этой проблемы, я выхожу с зоны комфорта и работаю практически в любых местах не адаптированных для этого. Представьте, я могу писать статью на своем ноутбуке, когда еду в метро или в другом общественном транспорте. Иногда, я работаю у друзей или в заведениях. Все это очень хорошо помогает и психологически возвращает в свою зону комфорта. Попробуйте, и Вы заметите разницу.

Хотелось бы подвести итог и привести простой пример моего планирования времени. Представьте, что вы отправляетесь в тур по всему миру. В каждой стране у вас есть свои строго запланированные мероприятия и если Вы не уложитесь во время, придется приложить большие усилия для обратного возвращения к нормальному графику туру. Каждый день Вы вспоминаете, где вы были, какие эмоции получили и представляете, что будет завтра. У Вас есть мечта – побывать во всех странах мира. Каждый день вы поднимаетесь на маленькую ступеньку к вершине. И живете надеждой, что ваша мечта выполниться, делая все для этого возможное.

Я желаю Вам получать только положительные эмоции от «путешествий», некогда не задерживаться в одной и тоже «стране» и пройти «путь», который составляет все страны мира. Тогда, такой путь можно смело назвать - успехом, а себя - счастливым человеком.

------------------------
Автор: VictorSamus
Авторские права на статью принадлежат mmgp.ru

проверено на себе: максимальная продуктивность возможна только при тщательном планировании своего времени!! Только одна сложность - когда работа связана с людьми и зависит от них она очень сложно планируема, но и это возможно.

добавлено через 1 минуту
планировать каждый день и записывать.

Лучше составлять план на неделю, а каждое утро дневной план немного корректировать, если в этом есть необходимость.

Дневной план намного эффективней - это показывает практика. Как правило, недельные задачи откладываются на последний день и потом часть из них не получается выполнить.

Всё тут зависит от образа жизни. Иногда планирование реально помогает, а иногда возникают накладки в расписании (у кого постоянно что-то меняется, приходится все бросать и идти куда-то...), поэтому каждому свое применение планирования.
Но реально отличная вещь, просто записать список дел на листик уже поможет не париться по поводу того, что же делать следующим.

Хороший текст, действую аналогичным образом. Не всегда могу справиться с ситуацией, когда в силу некоторых ситуаций не получается выполнить дневной план. В таком случае невыполненные задачи переносятся на следующий день, что автоматически делает завтрашний план невыполнимым. Система рушится. В таких случаях, я иду на стадион или басейн. Выключаю мысли.

Необходимо планировать не только дела,но и отдых. Боюсь,что за затянувшимися делами и отдыхать будет некогда,поэтому надо находить несколько минут и на отдых. И в плане надо учитывать трудновыполняемые дела,учитывать время на их выполнение,ведь они могут затянуться не на день. И лучше планировать с вечера,а утром пересмотреть и добавить что-то нового...

Спасибо, хороший пост

Надеюсь, что Вы научитесь планировать свое время.

А еще в планировании хорошо учитывать и методы выполнения поставленных задач. А если цель имеет трудности, то рассмотреть несколько способов ее выполнения, какой-то точно подойдет. А так все верно сказано.

Хороший совет. Я сам стараюсь подумать как я буду выполнять поставленную задачу, перед тем как ее написать.

Верно подмечено, главное не видеть цель, а видеть пути к ней!

По своему опыту скажу, что когда ставлю цель у меня в голове моделируется несколько способов достижения. Еще есть теория, что когда человек поставил цель, то он на подсознательном уровне ищет пути ее достижения.

самое хорошее правильно распределить время, чтобы постоянно не сидеть за компом!иногда полезно поставить стопы,и профиты, чтобы не сильно волнорваться, а потом заходить когда время есть!

За отдых забывать ни в коем случае нельзя. Иначе до конца недели не будет сил завершить все запланированые мероприятия.

Самое правильное дополнение, если ты просто видишь цель, но не знаешь как достичь её, то это просто потеря времени!

А я за эти 5-10 минут перерыва стараюсь выполнить несколько физических упражнений или протереть на поверхности мебели пыль, накормить домашних питомцев или проверить домашнюю работу у сына.

Вот это точно сработает. Так как может немного времени в какой-то день освободиться. Тогда больше получится сделать. Или же наоборот, погода испортится. Тогда придется за другие дела приниматься.

Ох, в наше время, когда многие на двух работах деньги зарабатывают, как раз только и остается об отдыхе мечтать. Хотя это и не правильно. Но реальная жизнь заставляет работать на износ.

Спасибо буду применять