Средний офисный служащий тратит около четверти рабочего времени на просмотр и отсылку электронных писем. Но, несмотря на то, что такой способ ведения дел сейчас встречается повсеместно, многие специалисты по-прежнему не знают, как грамотно использовать электронную почту.


А чем больше писем получается и отправляется, тем больше возможность допустить в важном сообщении постыдную ошибку, которая может иметь серьезные профессиональные последствия. Барбара Пэчтер – специалист по деловому этикету и коммуникациям, в своей книге «Основы делового этикета» затрагивает и вопросы правильного пользования электронной почтой. Ниже приведены самые необходимые правила, обозначенные в книге.

Четко и кратко пишите тему письма.

Примеры удачных заглавий: «Дата встречи изменена», «Вопросы по вашей презентации», «Дополнения к деловому предложению». Люди часто решают, читать ли письмо, основываясь на его теме. Чем больше корреспонденции, тем велика вероятность, что ваше письмо с важной информацией может затеряться. Четко и грамотно обозначенная тема позволит привлечь внимание адресата.

Используйте официальный почтовый ящик.

В больших компаниях, как правило, существуют собственное доменное имя и сервер для создания почтовых ящиков сотрудников. В таких случаях речь об использовании личной почты для деловой переписки не идет. В других случаях, у вас всегда должен быть почтовый адрес с вашим именем, чтобы получатель знал, от кого пришло сообщение. Несерьезным и безответственным шагом будет использование для работы почтовых ящиков типа babygirl@... или geka2005@...

Дважды подумайте, прежде чем нажать на кнопку «Ответить всем».

Никому не хочется читать письма от тех, кто не имеет с ним ничего общего. А звуковые уведомления на смартфонах и всплывающие окна на экране очень отвлекают от работы и раздражают. В случае, если вы получили письмо из массовой рассылки (это может быть письмо от начальника нескольким работникам, или рассылка из организации своим клиентам) убедитесь, что ваш ответ важен всем адресатам.

Используйте формальные обращения.

Независимо от того, как близко вы знакомы с адресатом и насколько тесно общаетесь в реальности, во время деловой переписки лучше избегать неформальных разговорных приветствий и обращений. «Приветики», «Серега», «обмозгуем с парнями», - подобные выражения лучше оставлять за пределами офиса. Исключение может быть в случае, если адресат, например, сам попросил вас обращаться к нему коротким именем.

С умом пользуйтесь восклицательными знаками

Такой знак препинание, как восклицательный знак, в деловой переписки лучше использовать только в случае крайней необходимости. Например, чтобы показать свое крайнее волнение или акцентировать внимание на каком-либо пункте. В противном случае, чрезмерное использование «восклицаний» может сложить о вас впечатление, как о слишком эмоциональном или незрелом человеке.

Будьте осторожны с юмором

Проблема очевидна – вас могут не понять или посчитать несерьезным ваш деловой настрой. Конечно, иногда «щепотка» юмора не помешает и в формальной беседе, но если вы плохо знакомы с адресатом, или просто сомневаетесь, стоит ли писать шутку – не юморите!

Разные культуры – разные правила

Непонимание может легко случиться из-за культурных различий, особенно во время переписки, когда нет возможности видеть жесты и мимику и слышать интонацию. Если по роду деятельности вам приходится общаться с представителями разных национальностей, то стоит потратить время и изучить тонкости делового этикета их культур. Так, высококонтекстные культуры (китайская японская, арабская) предполагают длительное изучение человека и бизнеса, прежде чем заключать сделку. Представители же низкоконтекстных культур (американской, немецкой, скандинавской) предпочитают быстрее добиваться результатов.

Старайтесь отвечать на каждое письмо

При активной переписке, когда вы получаете и отправляете за день множество писем, отвечать на каждое сообщение тяжело. Но стоит уделить внимание, даже если письмо ошибочно отправлено вам, особенно если получатель ожидает ответа. Много времени это не займет, зато послужит примером уважительного отношения и хороших манер. Такой поступок сослужит вам хорошую службу, если ошибившийся отправитель работает с вами в одной компании или отрасли.

Проверяйте каждое сообщение

Поверьте, ваша неграмотность не останется незамеченной. И именно по ним о вас будут составлять мнение. Не полагайтесь только на автоматическую проверку орфографии. Поэтому читайте и перечитывайте сообщение перед отправкой несколько раз, лучше вслух.

Пишите адрес получателя в последнюю очередь

Наверняка вы хотя бы раз сталкивались с тем, что вам приходило или вы сами отправляли незаконченное сообщение. Даже если вы отвечаете на письмо, удалите адрес получателя и вставьте его только тогда, когда текст сообщения будет написан и прикреплены все необходимые документы.

Проверяйте адрес

При вводе имени из адресной книги легко ошибиться. Особенно если в контактах множество имен. Поэтому дважды проверьте правильность адреса получателя.

Пользуйтесь классическим шрифтом

Если вы не комик и не дизайнер шрифтов, то лучше использовать общепринятые размеры, цвета и виды шрифтов. В деловой переписке главное, чтобы сообщение было легким и удобным для прочтения (как по смыслу, так и визуально). Стандартные настройки выглядят так: шрифт Arial, Calibri или Times New Roman; кегль (размер) 10 или 12; цвет черный.

Следите за тоном

На первый взгляд простое и безобидное предложение другой человек может воспринять болезненно. Особенно во время переписки, где нет других выразительных форм кроме слов. Чтобы избежать недоразумений, перед отправкой вслух прочитайте сообщение – в звуковой форме резкие высказывания будут быстрее выявлены. А для достижения наибольшей эффективности, лучше вовсе отказаться от однозначно негативных выражений («пренебречь», «не так», «провал»), и всегда использовать «пожалуйста» и «спасибо».

Помните – ничто не является конфиденциальным

Во время личной или деловой переписки задумывались ли вы, что ваши сообщения могут прочитать сторонние лица? Если вы не страдаете манией преследования, то вряд ли эта мысль часто возникает. Но правда в том, что в век компьютерных технологий взломать переписку может любой начинающий хакер. Поэтому лучше не писать того, что может скомпрометировать вас или другого человека.